28, ワープロを使うときに

1. 文書作成時の注意
2. レイアウト
3. 文書の管理

　ここでは、特定の機種の使い方ではなく、ワープロを使って文章を作るときの、一般的な留意事項をまとめた。

文書作成時の注意

1. 漢字が多くなる

   　読めても書けない漢字はけっこうある。手書きの文章では、すぐに書けない漢字は、いちいち辞書をひかなければならない。
   　ところが、ワープロは簡単な操作で次々に漢字を表示するので、ついつい漢字が多い文章をつくってしまう。漢字が多い文章自身がいけないわけではない。しかし、かなで書いたほうがよいことばもあるので、注意したい。

2. まちがった変換候補

   　変換候補として表示される熟語を鵜呑（う‐の）みにしてはいけない。まれに、ありそうにもないことばを漢字熟語として表示することがある。「すいはんき」という入力に対して、「水飯器」を変換候補に出した例があった（正しくは「炊飯器」）。

3. 同音（同訓）語の変換ミス

   　手書きの文章でも書きまちがいはある。ワープロの文章でとくに注意したいのは、同音（同訓）語のまちがい（変換ミス）である。
   　ここでいう変換ミスは、

   意思……意志
   異同……異動
   冷める……覚める
   努める……務める
   

   のような、いわゆる同音同訓異義語の使い分けにかかわるものだけを指しているのではない。このような同音同訓異義語の使い分けは、手書きであれワープロであれ、注意しなければならないのは同じである。

   　ワープロでは、次のような変換ミスが簡単に起こってしまう。

   【例】

   感じのよい人。→漢字のよい人。

   京都へ行く。→今日とへ行く。

   記者が帰社した。→汽車が帰社した。

   　「感じ」と「漢字」、「記者」と「汽車」をまちがうはずがないと思われるかもしれない。しかし、ワープロは、ある単位（単語・文節・複数の文節……）で、入力と変換操作を繰り返していくものである。「kanji」「kisha」と入力し（ローマ字入力の場合）、漢字変換の操作をしたとき、変換候補に表示された「漢字」「汽車」をうっかり選択し、これに気づかないまま、次のことばを入力して、作業を続けてしまうことがよくある。
   　文書をつくり終えたら、同音（同訓）語、とくに【例】に示したような、とんでもない変換ミスがないか見直すようにしよう。

4. 見慣れない漢字の変換ミス

   　ふだん見慣れない漢字を用いたときには、変換された漢字が正しいかどうか、その場で参考にした資料・辞書と照合したほうがよい。見慣れない漢字は、字の形だけが頼りである。あとで見直そうとしても、そのときには、その漢字が正しいかどうかわからなくなっている。

5. 形が似ている漢字の変換ミス

   　この変換ミスは、変換操作を何度繰り返しても変換候補がなかなか現れないときに起こりやすい。ふだん使わない漢字、画数の多い漢字だけに起こることではない。

6. 送りがなの規則を設定できる

   　「表す」と「表わす」、どちらの送りがなの付け方もまちがいではない（前者が本則、後者は許容）。ただ、一つの文書ではどちらかに統一されているほうが望ましい。本則に従う、あるいは、より送りがなを省略するなどのように、あらかじめ変換候補を制限できる機能をもつものがある

7. 文字の大きさ

   　とくに横書きの文章では、数字とアルファベットの文字の大きさ（全角か半角か）に注意し、表記を統一するように心がける

8. 縦書き印刷か横書き印刷か

   　記号類の中には、横書き印刷ではなじんでいても、縦書きで印刷すると不自然に見えるものもある。縦書き印刷にするのか横書き印刷にするのかに配慮して、記号を選択したい。
   　数字の使い分け（算用数字を使うか漢数字を使うか）についても同じである

9. 移動と複写

   　移動と複写、この二つの編集機能も、ワープロのメリットのひとつである。メリットではあるが、注意しなければならないこともある。
   　次のような辞書の原稿を書いたとしよう

   【例〔1〕】

   へいめんず【平面図】〔1〕物体を真上から見た図。投影画法で、平画面へ投影して得た図。〔2〕建物各階の配置を示すために、建物を水平方向に切断して真上から見た図。
   
   　ところが、〔1〕の語義と〔2〕の語義の順番を入れ換えるほうがよいと判断した。入れ換える必要があるだけで、最初から書き直すのはめんどうである。手書きの原稿なら、入れ換えることを示す記号をさらに書き加えるところである。ただし、少し見づらくなる。
   　しかし、ワープロならば、【例〔2〕】のように、〔2〕の語義全体を先頭に移動させることで簡単に入れ換えられる。

   【例〔2〕】

   へいめんず【平面図】〔2〕建物各階の配置を示すために、建物を水平方向に切断して真上から見た図。〔1〕物体を真上から見た図。投影画法で、平画面へ投影して得た図。
   
   　移動させるときの注意は、「どこまでの範囲を」と「どこへ」の二つである。これをまちがうと、手書きでは考えられないような文章をつくってしまう。
   　さて、原稿はまだ完成していない。〔1〕と〔2〕の順番が逆になったままである。番号をつけた箇条書きの項目を移動させるときにも、番号が逆転したままになっていることがよくある。移動操作を行ったら、並び方に矛盾がないか必ず確認しなければならない。
   　番号を修正して完成である。

   【例〔3〕】

   へいめんず【平面図】〔1〕建物各階の配置を示すために、建物を水平方向に切断して真上から見た図。〔2〕物体を真上から見た図。投影画法で、平画面へ投影して得た図。
   
   　ところで、「⑨移動と複写」では、「平面図」の原稿例が3回示されている。このうち、実際に入力したのは【例〔1〕】だけで、残りは【例〔1〕】全体を複写してから部分的に修正し、この文章を作成している。複写しなければ、似た文章をあと2回も入力しなければならないところである。

10. 同じコードに対応する文字（記号）が異なることがある

    　機種等が異なると、同じ文字（記号）であってもコードが異なるものがある。たとえば、丸数字「10」のJISコードは、あるものでは292Aだが、別のものでは2D2Aとなっている。
    　したがって、MS-DOSを介して他機種でも扱えるようにする場合などでは、注意しなければならない。

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レイアウト

　ワープロで文書を作成すれば、すぐに印刷物として読んでもらうことができる。したがって、見やすいレイアウトの工夫も必要である。次の点に配慮したい。

1. 1行の文字数

   横書きの場合、1行の文字数は35字から40字程度が適当であると言われている。

2. 字間と行間

   字間は空きすぎに注意し、行間はややゆとりをもたせたほうがよい。ただ、〔1〕と〔2〕は、試しに印刷をし、自分自身の標準的な数字を決めておくと便利である。

3. 半角文字を効果的に使う

   アルファベットと数字は半角文字が使える。横書きの文章では、アルファベットと数字に半角文字を使うと、引き締まった感じを与えて良くなることがある。全角と半角を効果的に使い分けることが大事である。

4. 空白をうまくつくる

   文字がびっしり詰まった紙面は見づらい。章の区切りは1行あける、長い引用文は改行して本文より2字分下げるなど空白をつくり、紙面にゆとりをもたせるようにする。

5. 文字を飾る

   強調したい部分は、文字の大きさを変えたり書体を変えたりするとよい。ただし、乱用すると紙面が見づらくなる。たとえば、各章のタイトルだけを本文の文字の書体と変えるなど、強調とはいえ、統一感を与えるようにする。

6. 表・グラフ

   だらだらと文章で説明するよりも、表やグラフにしたほうが簡潔・的確に伝えられる情報がある。読み手に負担をかけないためにも、表やグラフにして、「一目瞭然」で情報が伝えられるようにしたい。

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文書の管理

1. 文書名はわかりやすく

   保存する文書には、その内容がすぐに思い出せる、わかりやすい名前をつけるようにする。「文書1」「文書2」といった、文書の内容が不明の名前をつけないようにする。
   　初めのうちは大丈夫かもしれない。しかし、文書の数が増えていくと、文書名を見ただけでは内容がわからない。いちいち文書を開いて、内容を確認しなければならなくなる。

2. 文書名には規則性をもたせる

   文字数などの制限で文書が複数にわたるとき、ある単位で文書を分けて保存しておくときなどは、規則性をもった文書名をつけるようにする。文書名に規則性がないと、検索しづらくなる。
   　たとえば、日記を1か月単位で1文書にするなら、次のようにする。

   95日記01　（1月分）
   95日記02　（2月分）
   ▼
   95日記12　（12月分）
   

   （注）　文書名に数字を用いるときは、最大のけた数を予想し、これにそろえるようにするとよい。右の例では、最大2けただから、1月分は「日記1」ではなく「日記01」とする

3. 一つのフロッピーディスクには一つのテーマの文書

   文書の種類や数が多い場合には、一つのフロッピーディスクには同じテーマの文書を保存するとよい。たとえば、日記と手紙は、それぞれ別のフロッピーディスクに保存するというように。フロッピーディスク単位で文書を管理すると、必要な文書を探し出すのが容易になる

4. 不要な文書はすぐに削除する

   保存しておく必要がないと判断した文書はすぐに削除すること。削除はいつでもできると思って放置していると、削除してよいのかどうかがわからなくなることがある

5. バックアップを用意する

   誤った修正をして文書を保存してしまうことがある。誤りが少なければ再修正することですむが、多いとたいへんなことになる。このような場合に備えて、文書を保存するたびに、文書のコピーを作成しておくとよい。このコピーをバックアップという。
   　ただし、バックアップの作成は、何日も継続して書き続けるような長い文書に限ったほうがよい。すべての文書にバックアップを用意すると、文書管理がめんどうになる。次の二つに注意する

   どちらの文書が「オリジナル」で、どちらが「バックアップ」であるかが明らかな文書名をつけること

   文書の更新の対象は常に「オリジナル」であることを忘れないこと

6. フォームの再利用

   ビジネス文書のように標準的な型がある文書（「ビジネス文書の書き方」参照）では、標準的な型（フォーム）でつくられた文書自身を保存しておく。そして、必要があるたびに、その文書を呼び出し、名前・日付・数値などを書き換えて新しい文書を作成する。こういう利用法もある

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（『ことばの知識百科』三省堂刊より）